Tipps zur Planung einer Gruppenreise

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Die Planung einer Familienreise ist meist überschaubar, da zum Beispiel die Art der Anreise, die Verteilung der Zimmer und die Aufsichtspersonen für die Kinder vorab feststehen. Etwas mehr  Planungsarbeit ist für Klassenfahrten, Vereinsreisen oder Geschäftsreisen gefragt. Damit die Reise für alle Beteiligten zu einem schönen Erlebnis wird, möchten wir Sie mit einigen Tipps bei der Planung unterstützen.

Die Teilnehmer

Es empfiehlt sich vor der Festlegung des Reisezieles einen detaillierten Überblick über die Teilnehmer zu gewinnen. Nur so wird man den geeigneten Urlaubsort und die passende Unterkunft finden. Stellen Sie fest:

• Wie viele Teilnehmer hat die Gruppenreise insgesamt?
• Wie viele Erwachsene und wie viele Kinder nehmen teil? 
• Bei Klassenfahrten: Wie viele Aufsichtspersonen werden laut Gesetz für die Kinder benötigt?
• Welche Eltern oder Verwandten der Kinder stehen als Begleitpersonen zur Verfügung?
• Können die Teilnehmer schwimmen? Bei Kindern ist eine Badeerlaubnis der Eltern nötig, aus der auch die evt. errungene Schwimmstufe hervorgeht. 
• Dürfen Kinder  an „gefährlichen“ Freizeitbetätigungen wie Skifahren, Rodeln oder Fahrten mit Achterbahn & Co. in Vergnügungsparks teilnehmen?
• Gibt es Schwerbehinderte, für die zusätzliche Dinge zu organisieren sind? Dazu zählen eine barrierefreie Unterkunft, barrierefreie Freizeitmöglichkeiten vor Ort, An-und Abreise in speziellen Transportfahrzeugen oder mit geeigneten öffentlichen Verkehrsmitteln, ärztliche Versorgung, Begleitperson und ggf. Sondergepäck.
• Gibt es Teilnehmer, die zwar nicht schwerbehindert sind, aber unter Einschränkungen wie (Insekten)-Allergien, Asthma, Herzbeschwerden u. ä. leiden, so dass einige Reiseziele nicht infrage kommen?

Finanzierung von Gruppenreisen

• Wie hoch ist das zur Verfügung stehende Budget?
• Gibt es Zuschüsse? Diese können bei Geschäftsreisen - auch wenn sie zur persönlichen Weiterbildung dienen -  vom Arbeitgeber kommen. Bei Klassenfahrten gibt es teilweise öffentliche Gelder für Kinder aus bedürftigen Familien. Sponsoren sind ebenfalls denkbar.
• Zahlt jeder Teilnehmer selbst oder übernimmt das ein „Sammelbesteller“?

Unterkunft und Versorgung für Reisegruppen

Die grundlegenden Anforderungen der Teilnehmer und der finanzielle Rahmen der Reise stehen fest. Denken Sie nun über die passende Unterkunft nach. Ferienhäuser mit Selbstversorgung erlauben eine völlig unabhängige Planung der Reise. Man muss sich nicht um fremde Tagespläne kümmern und kann die Unterkunft so auswählen, dass für individuelle Bedürfnisse gesorgt ist. Hotels bieten wiederum den Vorteil, dass man sich weitgehend auf Service und Verpflegung im Haus verlassen kann. Das hat natürlich seinen Preis. Gerade für Kinder- und Jugendgruppen dürften daher eher Jugendherbergen und Schullandheime oder preiswerte Bungalows infrage kommen. Deshalb klären Sie nun:

• Welche Art der Unterkunft bevorzugen die Teilnehmer? Ferienhäuser, eine Pension, Hotelzimmer oder eine Jugendherberge?
• Wird Vollpension, Halbpension oder Selbstversorgung angestrebt? 
• Bei Selbstversorgung: Steht eine ausreichend große Küche mit entsprechender Ausrüstung zur Verfügung?
• Wie viele Zimmer werden benötigt? Stellen Sie einen Belegungsplan auf. 
• Besteht die Reisegruppe aus Geschäftsleuten, die vor Ort ein bestimmtes Equipment und Räumlichkeiten für Meetings benötigen?
• Welche Ausstattung und welchen zusätzlichen Komfort erwarten Sie vor Ort? Dazu zählen vor allem Extras wie Fernseher, Internetanschluss, Swimmingpool, Sauna, Waschmaschine, Kamin etc.
• Welche Freizeitmöglichkeiten soll die Umgebung der Unterkunft bieten? 
• Werden barrierefreie Unterkünfte für Behinderte oder Zimmer für Allergiker benötigt?

Reiseziel für die Gruppenreise auswählen

Warum erst jetzt das Reiseziel auswählen? Sie wissen an dieser Stelle genau, was Sie für Ihre Gruppe benötigen und was man ausschließen kann. So ist es gewiss nicht sinnvoll, im Sommer mit einer Kindergruppe an einen See zu fahren, der keinen offiziell freigegebenen Badestrand hat. Die schlecht zugängliche Hütte auf einer Schweizer Hochalm ist auch nicht die erste Wahl für Rollstuhlfahrer. Entscheiden Sie nun:

• Soll die Unterkunft in einer bestimmten Landschaft liegen, zum Beispiel am Meer, am See oder im Gebirge?
• Inland oder Ausland?
• Welche Urlaubsorte kommen infrage?
• Gibt es dort Unterkünfte mit dem entsprechenden Anforderungsprofil? Nehmen Sie mehrere Unterkünfte in die engere Auswahl.

Buchung der Gruppenreise

Ferienhäuser, Ferienwohnungen und Ferienparks

In unserer Datenbank finden Sie viele Ferienobjekte, welche die Voraussetzungen für Gruppenreisen erfüllen. Es gibt zwei Wege zu Ihrer Wunsch-Unterkunft:

• Stöbern Sie in der Ferienhaus-Datenbank nach passenden Unterkünften und buchen Sie direkt Ihre Wunsch-Unterkünfte.
• Teilen Sie uns Ihre Wünsche über das Reisewunsch-Formular mit. Das Reiseteam sucht für Sie die passenden Unterkünfte. Schon kurze Zeit später erhalten Sie – sofern an Ihrem Wunschort verfügbar – passende Angebote. 
• Alternativen? Natürlich gibt es außer in unserer Datenbank auch weitere Anbieter für größere Gruppen. Bei einem unserer Reisepartner können Sie zum Beispiel eine Ferienwohnung in Bad Saarow für Einzel- und Gruppenreisen nach Bad Saarow am Scharmützelsee buchen. Alle Fragen zur Planung bleiben die gleichen.

An- und Abreise

• Wie soll die An- und Abreise erfolgen? PKWs, Bus, Kleintransporter, Zug oder Flugzeug?
• Sind die Bedürfnisse von Behinderten bei der Reise zu berücksichtigen, also ein barrierefreies Transportmittel oder ein Sitz für die Begleitperson des Behinderten?
• Wird das Gepäck die Reisenden begleiten – z.B. bei Busreisen – oder muss es vorher aufgeben werden, z.B. bei der Bahn?
• Wann und wo wird das Gepäck gesammelt und verschickt?

Wir wünschen Ihnen gute Erholung und viel Spaß bei Ihrer Gruppenreise!

Ihr Team von ferienhaus-8-personen.net



* Foto oben: Freunde am Strand © Miramisska | Dreamstime.com