Planung einer Gruppenreise

Sie fahren als Gruppe in den Urlaub? Dann finden Sie hier nützliche Tipps zur Planung einer Gruppenreise, damit Ihre Klassenfahrt, Vereins-, Rad-, Wander- oder Skireise für alle Beteiligten zu einem schönen Erlebnis wird.

Überblick über die Teilnehmer gewinnen

Bei der Planung einer Gruppenreise haben Sie die anspruchsvolle Aufgabe, die Bedürfnisse vieler Teilnehmer unter einen Hut zu bringen. Daher empfiehlt es sich, vor der Festlegung des Reisezieles gemeinsam ausführlich darüber zu beraten. Nur so werden Sie den geeigneten Urlaubsort und die passende Unterkunft für Ihre Gruppe finden. Bitte stellen Sie zuerst fest:

Wie viele Teilnehmer hat die Gruppenreise insgesamt?
Wie viele Erwachsene und wie viele Kinder kommen mit?
Bei Klassenfahrten: Wie viele Aufsichtspersonen werden laut Gesetz für die Kinder benötigt?
Welche Eltern oder Verwandten der Kinder stehen als Begleitpersonen zur Verfügung?
Können die Teilnehmer schwimmen? Bei Kindern ist eine Badeerlaubnis der Eltern nötig, aus der auch die evt. errungene Schwimmstufe hervorgeht.
Dürfen Kinder an „gefährlichen“ Freizeitbetätigungen wie Skifahren, Rodeln oder Fahrten mit Achterbahn & Co. in Vergnügungsparks teilnehmen?
Gibt es Schwerbehinderte, für die zusätzliche Dinge zu organisieren sind? Dazu zählen eine barrierefreie Unterkunft, barrierefreie Freizeitmöglichkeiten vor Ort, An-und Abreise in speziellen Transportfahrzeugen oder mit geeigneten öffentlichen Verkehrsmitteln, ärztliche Versorgung, Begleitperson und ggf. Sondergepäck.
Gibt es Teilnehmer, die zwar nicht schwerbehindert sind, aber unter Einschränkungen wie (Insekten)-Allergien, Asthma, Herzbeschwerden u. ä. leiden, so dass einige Reiseziele nicht infrage kommen?

Finanzierung von Gruppenreisen

Die Finanzierung gehört oft zu den schwierigsten Punkten bei der Planung einer Gruppenreise. Zum Gesamtpreis gehören unter anderem die Kosten für die Unterkunft, An- und Abreise, Verpflegung, ein Budget für Ausflüge, die Miete von Skiausrüstung, Fahrrädern, Tauchausrüstung, Skipässe, eine Reiserücktrittsversicherung etc. Erstellen Sie zunächst eine Gesamtübersicht der zu erwartenden Kosten und klären dann folgende Fragen:

Wie hoch ist das notwendige und das zur Verfügung stehende Budget pro Person?
Gibt es Zuschüsse? Geschäftsreisen, die der persönlichen Weiterbildung oder der Stärkung des Teams dienen, werden teilweise vom Arbeitgeber finanziert. Bei Klassenfahrten gibt es staatliche Zuschüsse für Kinder aus bedürftigen Familien. Falls Zuschüsse zu erwarten sind, klären Sie bitte, wohin und bis wann die Anträge dazu gestellt werden müssen.
Bei Kinder- und Jugendreisen bietet es sich an, gemeinsam auf die Reise hinzuarbeiten. Auch wenn die Eltern in der Regel den größten Teil der Reise finanzieren, lässt sich die Reisekasse durch einen selbst organisierten Kuchenbasar oder einen Trödel- und Spielzeugmarkt aufbessern.
Wenn Vereine verreisen, kann ein Teil des Betrages aus der Vereinskasse kommen. Schützenvereine können ein Schützenfest organisieren, Kochvereine ein Straßenfest und Töpfergruppen verkaufen ihre Werke auf Märkten oder im Internet. Es gibt viele Wege, um das Reisebudget aufzubessern.
Zahlt jeder Teilnehmer selbst oder übernimmt das ein „Sammelbesteller“?

Termin der Gruppenreise festlegen

Es ist immer ratsam, frühzeitig mit der Planung einer Gruppenreise zu beginnen, weil dann am Traumziel noch genügend XXL-Ferienhäuser frei sind. Zusätzlich muss von den teilnehmenden Angestellten rechtzeitig Urlaub beantragt werden, um den gemeinsamen Reisetermin nicht zu gefährden. Vereinbaren Sie auch einen Ausweichtermin, falls die gewünschte Unterkunft nicht mehr zur Verfügung steht.

Unterkunft und Versorgung für Reisegruppen

Sobald die Anforderungen der Teilnehmer und der finanzielle Rahmen der Reise feststehen, denken Sie über die passende Unterkunft nach. Ferienhäuser mit Selbstversorgung erlauben eine völlig unabhängige Planung einer Gruppenreise. Man muss sich nicht um fremde Tagespläne kümmern und kann die Unterkunft so auswählen, dass für individuelle Bedürfnisse gesorgt ist. Hotels bieten wiederum den Vorteil, dass man sich weitgehend auf Service und Verpflegung im Haus verlassen kann. Das hat natürlich seinen Preis. Gerade für Kinder- und Jugendgruppen dürften daher eher Jugendherbergen und Schullandheime oder preiswerte Bungalows infrage kommen. Deshalb klären Sie nun:

Welche Art der Unterkunft bevorzugen die Teilnehmer? Ferienhäuser, eine Pension, Hotelzimmer oder eine Jugendherberge?
Wird Vollpension, Halbpension oder Selbstversorgung angestrebt?
Bei Selbstversorgung: Steht eine ausreichend große Küche mit entsprechender Ausrüstung zur Verfügung?
Wie viele Zimmer werden benötigt? Stellen Sie einen Belegungsplan auf.
Besteht die Reisegruppe aus Geschäftsleuten, die vor Ort ein bestimmtes Equipment und Räumlichkeiten für Meetings benötigen?
Welche Ausstattung und welchen zusätzlichen Komfort erwarten Sie vor Ort? Dazu zählen vor allem Extras wie Fernseher, Internetanschluss, Swimmingpool, Sauna, Waschmaschine, Kamin.
Haben die Teilnehmer spezielle Hobbys, wie zum Beispiel Tauchen, Radfahren, Angeln, Skifahren, sodass Räume und Abstellmöglichkeiten für die Ausrüstung im Ferienhaus benötigt werden?
Werden barrierefreie Unterkünfte für Behinderte oder Zimmer für Allergiker benötigt?
Welche Freizeitmöglichkeiten soll die Umgebung der Unterkunft bieten?

Reiseziel für die Gruppenreise auswählen

Warum erst jetzt das Reiseziel auswählen? Sie wissen an dieser Stelle genau, was Sie für Ihre Gruppe benötigen und was man ausschließen kann. So ist es gewiss nicht sinnvoll, im Sommer mit einer Kindergruppe an einen See zu fahren, der keinen offiziellen Badestrand hat. Die schlecht zugängliche Hütte auf einer Schweizer Hochalm ist auch nicht die erste Wahl für Rollstuhlfahrer. Entscheiden Sie nun:

Soll die Unterkunft in einer bestimmten Landschaft liegen, zum Beispiel am Meer, am See oder im Gebirge?
Inland oder Ausland?
Welche Urlaubsorte kommen infrage?
Gibt es dort Unterkünfte mit dem entsprechenden Anforderungsprofil? Nehmen Sie mehrere Unterkünfte in die engere Auswahl.

Buchung der Gruppenreise

XXL-Ferienhäuser und Ferienparks, welche die Voraussetzungen für Gruppenreisen erfüllen, finden Sie bei uns. Stöbern Sie in der Ferienhaus-Datenbank nach passenden Unterkünften und buchen Sie direkt Ihr Traum-Domizil.

An- und Abreise bei der Planung einer Gruppenreise

Wie soll die An- und Abreise erfolgen? PKWs, Bus, Kleintransporter, Zug oder/und Flugzeug?
Soll im Zug ein Abteil reserviert werden? Das ist vor allem bei Fanreisen von Fußballklubs zu empfehlen.
Sind die Bedürfnisse von Behinderten bei der Reise zu berücksichtigen, also ein barrierefreies Transportmittel oder ein Sitz für die Begleitperson des Behinderten?
Wird das Gepäck die Reisenden begleiten – z. B. bei Busreisen – oder muss es vorher aufgeben werden, z. B. bei der Bahn?
Wann und wo wird das Gepäck gesammelt und verschickt?
Werden zusätzliche Transportmöglichkeiten benötigt, um zum Beispiel Kanus oder Skiausrüstungen ans Ziel zu bringen?

Abfahrtszeiten und Zug-, Bus- und Flugverbindungen können Sie im Internet recherchieren und auch die entsprechenden Tickets buchen.

Fahrkarten und Fahrpläne der Deutschen Bahn: https://www.bahn.de/service

Fazit

Gruppenreisen mit Freunden, der Schulklasse oder Gleichgesinnten versprechen viele schöne Erlebnisse, an die Sie sich noch lange erinnern werden. Am besten kümmern sich mehrere Personen um die Planung einer Gruppenreise, wofür jeder seine festgelegte Aufgabe erhält. Dann gelingt das gemeinsame Reiseevent.

Wir wünschen Ihnen gute Erholung und viel Spaß bei Ihrer Gruppenreise!

Ihr Team von ferienhaus-8-personen.net

Fotos auf der Seite „Planung einer Gruppenreise“: